吉林省流动人员人事档案管理服务规范

1  总则 

本规范规定了吉林省流动人员人事档案管理服务机构和从业人员要求、档案材料范围、 服务要求及流程。

本规范适用于吉林省流动人员人事档案管理服务。

2. 术语和定义

下列术语和定义适用于本规范。

2.1 人事档案 

流动人员人事档案是反映流动人员政治面貌、道德品行、学习工作经历、专业素养、工 作实绩、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料。

2.2 流动人员人事档案

非公有制经济组织和社会组织聘用人员的人事档案；辞职辞退、解除(终止)聘用(劳 动)合同、取消录(聘)用、被开除等与用人单位解除或终止人事(劳动)关系的未就业的 原机关公务员、国有企事业单位的管理人员和专业技术人员、军队文职人员的人事档案；未 就业的高校毕业生及中专毕业生的人事档案；自费出国(境)留学的高校毕业生及其他因私 出国(境)人员的人事档案；外国企业常驻代表机构的中方雇员的人事档案；自由职业或灵 活就业人员的人事档案；其他流动人员的人事档案。

3  机构和从业人员要求

3.1 流动人员人事档案管理服务机构包括县级以上(含县级)人民政府设立的公共就业和人 才服务机构，以及经省级人力资源社会保障行政部门授权的单位。其他任何未经授权的单位 不得开展流动人员人事档案管理服务工作。严禁个人保管本人或他人人事档案。

3.2 档案管理服务机构应在服务场所对服务内容和服务流程等信息予以公示。

3.3 档案管理服务机构应根据档案的数量合理分配档案管理服务人员，人数不少于2人。

3.4 档案管理服务人员应具备大专以上学历，具备档案管理专业知识，熟悉人力资源和社会 保障政策法规；应掌握计算机基本知识，并能熟练操作。

4 档案材料的范围

档案材料的范围包括

a) 履历材料

b) 自传材料；

c) 考察、考核、鉴定材料；

d) 学历、学位及相关认证材料；

e) 培训材料；

f) 职业(任职)资格、评(聘)专业技术职称(职务)材料；

g) 反映科研学术水平的材料；

h) 政治历史情况的审查材料；

i) 更改(认定)姓名、民族、籍贯、国籍、参加中国共产党及中国共产主义青年团时 间、参加工作时间等材料；

j) 参加中国共产党、中国共产主义青年团及民主党派的材料；

k) 表彰奖励材料；

1)涉纪涉法材料；

m) 录(聘)用、任免、调动、转业(复员)、退(离)休、辞职辞退材料；

n) 工资、待遇材料；

o) 出国(境)材料；

p) 中国共产党党员代表大会、人民代表大会、中国人民政治协商会议、人民团体和群 众团体代表会议及民主党派代表会议形成的材料；

q) 健康检查和处理工伤事故材料；

r) 其他有参考价值的材料；

5  档案接收和转递

5.1 基本要求

5.1.1根据流动人员或存档单位委托申请，档案管理服务机构开展档案的接收和转递服务。

5.1.2 档案管理服务机构应对接收与转出的档案进行审核，接收和转出的档案中的材料应属 于第4中给出的范围，并应真实、准确、完整、规范。

5.1.3 流动人员人事档案转递应当通过机要通信、专人送取或邮政特快专递等给据邮件方式 进行。对曾属于党政领导干部、机关公务员、参照公务员法管理的机关(单位)工作人员(工 勤人员除外),国有企事业单位领导人员、管理人员和专业技术人员，军队文职人员人事档 案的，应当通过机要通信或专人送取方式进行转递。严禁个人自带档案。

5.1.4 接收流动人员人事档案时实行告知承诺制。拟接收的档案管理服务机构应当对照材料 目录清单认真审核甄别，对缺少关键材料的，一次性告知所缺材料及其可能造成的影响，经  本人作出书面知情说明、承诺补充材料后予以接收，或与原工作单位协商退回并补充材料； 对缺少非关键材料的，应当采取先存后补方式予以接收，并督促指导流动人员补充相关缺失 材料。(关键材料一般是指用于核定流动人员的出生日期、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历等重要信息的材料)。

5 .2 接收程序

5.2.1 档案管理服务人员应按照国家有关规定审查单位或个人的委托申请，根据流动人员或 存档单位申请，拟接收的档案管理服务机构向原档案管理服务机构或原工作单位开具《流动 人员人事档案调档函》(见附录A), 办理档案调入手续。

5.2.2 档案调入后，档案管理服务机构应对接收与转出的档案进行审核，按照第4档案材料 的范围，对档案材料、档案目录、档案转递通知单进行审核核对。

a)符合要求的，应及时录入吉林省流动人员人事档案管理系统，入库上架；

b) 不符合要求的，写明退档理由，退回原档案管理单位。

5.2.3 档案管理服务人员应在原档案管理单位开具的档案转递通知单回执上签名并加盖公 章后退回。

5.2.4 办理要件，按照户籍地或工作地条件，个人提供居民身份证、社保卡等有效身份证件 或就业手续(有效期内劳动合同书)、解除劳动关系证明。

5.3 转出程序

5.3.1 档案管理服务人员应审核调档单位的档案管理资质、调档函件及调档人员身份。

5.3.2 办理转出时，核对即将转出的档案，核对无误后在吉林省流动人员人事档案管理系统 中办理转出，做档案清单目录、《流动人员人事档案转递通知单》(见附件B), 盖章附于转 出档案中。

5.3.3 超过一个月未收到档案转递通知单回执的，应发函或电话催要回执。

5.3.4 调档单位的调档函件、转递通知单回执等资料应及时整理，归入文书档案保管。

5.3.5 办理要件，个人提供具有档案管理权限单位的调档函原件、居民身份证、社保卡等有 效身份证件。

6  档案材料收集鉴别归档

6.1 收集鉴别归档要求

6.1.1 存档人员应加强与档案管理服务机构、工作单位及相关部门的联系，档案管理服务机 构应在办理业务时及时普及档案材料续存重要性，及时收集第4给出的范围内的材料，充 实档案内容。

6.1.2 收集归档材料应为办理完毕的正式材料，完整齐全、文字清楚、内容真实、填写规范、 手续完备。

6.1.3 收集归档材料应使用16开型或A4 型的公文用纸，材料左边应留出20 mm～25mm 装订边，字迹材料应符合档案保护要求。

6.1.4 收集归档材料应为原件。证书、证件等特殊情况需用复印件归档的，应由材料制作单 位注明复印时间并加盖公章。

6.2 收集鉴别归档程序

6.2.1档案管理服务人员应按第4档案材料的范围、第6收集鉴别归档要求进行此项工作。

6.2.2 收集鉴别归档包括：

a)对符合第4、第6给出的范围及要求的材料，应在吉林省流动人员人事档案管理系 统上办理续存业务；

b) 不属于第4给出的范围的材料，应由经办人员退回给材料形成单位；

c) 不符合第6收集鉴别归档要求的材料，应告知经办人员及材料形成单位重新制作或 补办手续。

6.2.3档案管理服务人员应在收到档案材料后5个工作日内将材料归入本人档案。

6.2.4办理要件，个人提供存档期间形成的个人档案材料、居民身份证、社保卡等有效身份 证件 。

7  档案的整理和保管

7.1 整理要求

档案管理服务机构应按照分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐的要求整理档案。

7.2 整理程序

7.2.1 出库登记

档案整理加工人员通过吉林省流动人员人事档案管理系统对将整理加工的档案进行出 库登记操作。

7.2.2 整理分类

应根据材料的主要内容或用途确定类别，包括：

a)第一类：履历材料。

b)第二类：自传材料。

c)第三类；考察、考核、鉴定材料。

d)第四类：

1)学历学位材料；

2)职业(任职)资格和评(聘)专业技术职称(职务)材料；

3)反映科研学术水平材料；

4)培训材料。

e)第五类：政治历史情况的审查材料。

f)第六类：参加中国共产党、中国共产主义青年团及民主党派材料。

g)第七类：表彰奖励材料。

h)第八类：涉纪涉法材料。

i)第九类：工资、任免、出国、会议代表材料等

1)工资材料；

2)任免材料；

3)出国境材料；

4)参加会议的代表登记表等材料。

j) 第十类：其他可供参考有保存价值的材料

7.2.3 整理排序

应根据档案材料形成时间或材料内容的主次关系进行排序。

7.2.4整理编目

应根据档案材料类别及排列顺序编写档案材料目录。

7.2.5 技术加工

档案材料载体变质或字迹褪色不清时，应采用修复、复印等方法进行抢救。对纸张不规 则、破损、卷角、折皱的材料，应使用折叠、裱糊等方法进行加工。加工应不影响材料的完 整且不损伤字迹。

7.2.6整理装订

应理齐材料，在材料左侧竖直打上装订孔，装订成卷。

7.2.7 验收入库

对装订成卷的档案应进行认真细致地检查，验收合格在吉林省流动人员人事档案管理系 统进行入库登记并完成库房上架。

7.3 保管要求

7.3.1 档案管理服务机构应建立坚固的专用档案库房，配置铁质的档案柜或档案密集架。

7.3.2档案库房、阅档室、整理加工室、办公场所应四室分开。

7.3.3应保持档案库房的清洁，配备必要的设备，采取安全措施，以符合防火、防潮、防蛀、 防盗、防光、防高温要求。

7.3.4档案存放应编排有序，便于查找。

7.3.5 档案利用出库时应通过吉林省流动人员人事档案管理系统进行操作出库入库，利用结 束后当天入库保存。

7.3.6死亡人员档案应分开保管，需在吉林省流动人员人事档案管理系统中备注中填写死亡人员；流动人员死亡5年后，其人事档案按现行渠道移交或保管，对国家和社会有特殊贡 献的英雄、模范人物等人事档案按规定向有关档案馆移交。

7.3.7 应定期将吉林省流动人员人事档案管理系统库房空间利用情况与档案实物进行核对。

7.3.8档案管理服务人员工作变动时，应履行交接手续。交接材料应由交接双方签字确认后 归入文书档案。

7.4 防护要求

7.4.1防火要求

7.4.1.1 档案库房应远离锅炉房、变配电室、车库等火灾易发生区。

7.4.1.2 档案库房应安装火灾报警装置，配备必要的消防灭火设备，并按设备要求定期检查、 更 换 。

7.4.1.3 档案管理服务机构应定期检查档案库房电器线路，档案库房不应设置明火设施或存 放易燃易爆物品和其他杂物。

7.4.1.4 档案管理服务人员应熟悉有关消防知识，能正确使用消防灭火器材。

7.4.2防潮要求

7.4.2.1 档案库房应安装温湿度记录仪器。

7.4.2.2 档案库房应配备加湿机、去湿机等设备，相对湿度控制在45%～60%。

7.4.3防蛀要求

7.4.3.1档案库房内不应存放食物和易霉物品。

7.4.3.2应定期施放驱虫、防霉药剂，采取防虫、防霉、防鼠措施。

7.4.4防盗要求

7.4.4.1 档案库房应安装防盗门窗。宜配备防盗报警装置和监控设备。

7.4.4.2 档案管理服务人员每天下班前应检查门窗及相关设备的安全。

7.4.5防光要求

7.4.5.1 档案库房的人工照明应选用紫外线含量低的光源。

7.4.5.2 档案库房应避免阳光直射档案。有外窗时应配备窗帘等遮阳设施。

7.4.6防高温要求

7.4.6.1 档案库房应配备排风扇、空调等通风降温设备，并定期检修、保养。

7.4.6.2 档案库房温度应控制在14℃~24℃。

8  为符合相关规定的单位提供档案查(借)阅服务

8.1 查借阅服务要求

8.1.1 档案管理服务机构应为符合相关规定的单位提供档案查借阅服务。

8.1.2 档案管理服务机构应设置专门的阅档室并配备360度监控设备或配置专人监督。

8.1.3档案管理服务机构应告知查借阅人不得涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，不得泄露 或擅自向外公布档案内容。

8.1.4档案管理服务机构应告知查借阅人不得擅自复制、拍摄档案内容。查借阅单位确因工 作需要从档案中取证的，应说明理由，经档案管理服务机构审核同意后复制或拍摄。

8.1.5 流动人员人事档案一般不予外借。确因工作需要借阅的，档案管理服务机构应当在吉 林省流动人员人事档案管理服务系统中履行借阅手续，在规定时限内归还。归还时，档案管 理服务机构应当认真核对档案材料。

8.1.6 档案管理服务机构对高级专业技术人员、涉及国家秘密的流动人员人事档案要从严保 管，严格查阅手续。

8.1.7 查阅流动人员人事档案应当2人以上， 一般为中共党员。

8.1.8 任何个人不得查阅本人、配偶、直系血亲、三代以内旁系血亲、近姻亲人员的人事档 案。

8.2 查借阅服务程序

8.2.1 档案管理服务人员应审核查借阅单位、查借阅事由、查借阅人身份及单位介绍信等有 关证明材料。

8.2.2 应根据需要确定提供的档案材料，并在吉林省流动人员人事档案管理系统中为其办理 相应借阅手续。

8.2.3 提供查阅服务时，应将档案交查阅人在阅档室查阅。如需摘录档案内容的，应审核摘 录档案内容，与原文核对无误后，写明出处及日期，并加盖公章。

8.2.4 提供借阅服务时，应告知借阅人归还期限。

8.2.5 应检查核对归还档案，核对无误后入库保存。

8.2.6办理要件，借阅人提供审查单位出具的借阅手续(借阅函、协查函),居民身份证、 工作证、社保卡等有效身份证件。

9  依据档案记载出具相关证明

9.1 出具要求

9.1.1 档案管理服务机构应根据档案记载出具存档、经历、亲属关系等相关证明材料。

9.1.2 档案管理服务机构应确保出具证明的内容与档案实际记载相关内容一致。

9.2 出具程序

9.2.1档案管理服务人员应审核出具事由、经办人身份及单位介绍信等有关证明材料。

9.2.2 应根据档案记载相关内容出具证明。档案中无记载的，应在材料形成单位补齐相关材 料后出具，如无法补齐则不予出具。

9.2.3 确需复印档案材料作为旁证的，应在复印件上注明用途及复印日期，并加盖公章。

9.2.4办理要件，居民身份证、社保卡等有效身份证件。

10 为相关单位提供政审考察服务

10.1 档案管理服务机构应依据档案为符合相关规定的单位提供政审考察服务。

10.2.1 相关单位到档案管理服务机构现场进行政审考察时，应按照第8查借阅服务要求程 序进行；依照档案记载，配合相关单位对政审考察表进行填写在相应位置盖章。

10.2.2 相关单位可通过机要通信、专人送取或邮政特快专递等给据邮件方式将政审考察说 明函、政审考察表等寄送至档案管理服务机构，档案管理服务机构依据档案记载情况及档案 存放情况，对符合要求的以填写政审考察表或函件形式回复。

10.3 办理要件，相关单位提供审查单位出具介绍信(政审考察函、协查函等),居民身份 证、工作证、社保卡等有效身份证件。

11 高等学校等毕业生接收手续办理

11.1 档案管理服务机构按照户籍地和工作地条件对毕业年度内高校毕业生学籍档案进行 接收工作。

11.2.1 高等学校毕业生学生档案按照户籍地条件，在毕业年度由所属毕业院校直接邮寄至 户籍地所在档案管理服务机构进行保管。

11.2.2 高等学校毕业生学生档案按照工作地条件，在毕业年度内到工作地所属档案管理服 务机构进行登记后，由所属毕业院校邮寄至登记工作地所属档案管理服务机构进行保管。

11.3 办理要件，按照户籍地或工作地条件，个人提供居民身份证、社保卡等有效身份证件 或就业手续(有效期内劳动合同书)。

12 存档人员党员组织关系的接转

12.1 存档人员党员组织关系接收程序

12.1.1 档案管理服务机构所在党组织根据党章要求对在库存档拟接收的党员进行资格审查， 对符合要求的进行党组织关系接收。

12.1.2 存档人员党员组织关系接收一般由党员本人提出申请，由原党组织通过全国党员信 息管理系统发起转出，党员需要到档案管理服务机构所在党组织进行现场资格审查确认，审 查通过后方可接收。

12.1.3 办理要件，居民身份证、社保卡等有效身份证件。

12.2 存档人员党员组织关系转出程序

12.2.1档案管理服务机构所在党组织根据党章要求对组织内申请党组织关系转出党员进行 转移审查，对符合要求的进行党组织关系转移。

12.2.2 存档人员党员组织关系转出一般由党员本人提出申请并履行相应转出手续，由档案 管理服务机构所在党组织通过全国党员信息管理系统发起网上转出。

12.2.3办理要件，居民身份证、社保卡等有效身份证件。

12.3存档人员党员组织关系的接转相应审查及办理要求由所在上级党组织制定解释。

13 服务改进

13.1 档案管理服务机构应通过发放调查问卷、现场服务评价、服务设施评价等多种方式收 集客户的满意度评价信息。

13.2 对客户的投诉应在5个工作日内予以反馈，对存在的问题应采取措施进行改进。

13.3 档案管理服务机构应提供高校毕业生接收、档案政策咨询、信息查询及在存档人员政 治历史审查等工作中与档案相关的服务等。