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    延边州机关人事档案管理中心档案工作管理制度

        为了进一步提高档案中心档案管理水平,逐步实现档案管理的规范化、制度化、科学化,依据《中华人民共和国档案法》和档案管理有关规定,结合档案中心工作实际,制定本制度。
       一、档案中心工作职能
    1、负责州政府各委局室人事档案的收集、整理和管理等项工作。
    2、负责州政府各委局室人事档案的查阅、借阅和交接等项工作。
    3、负责做好州政府机关干部职务、工资变动情况的登记、录入等项工作。
    4、负责做好州政府机关干部档案的安全、保密工作。
    5、负责做好州政府副县级以上干部档案的移交工作。
    6、负责做好事业单位新聘人员和未聘人员、流动人员、毕业生以及下岗失业人员档案的管理工作。
    7、负责做好文书档案、财务档案,各处室在工作中形成的档案的归档、保管、利用等项工作。
    二、 档案人员岗位职责
    1、努力学习党和国家的方针政策,不断提高政治思想水平。
    2、热爱本职工作,刻苦学习业务知识,不断提高工作能力,努力做好档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等工作。
    3、负责管理档案中心的全部档案,确保档案安全、不得泄露档案内容。
    三、档案保密制度
    1、牢固树立保密观念,增强保密意识,严格遵守保密规定。
    2、不准以任何理由私自向任何人提供人事档案或泄露档案内容。对违犯《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》的,要依法严肃处理。
    3、不准携带干部档案游览、参观、探亲、访友或出入公共场所。不准在无关人员在场的情况下议论档案内容。
    4、不准用电话等工具提供档案内容。
    5、不准在不利于保密的地方存放或查阅人事档案。
    6、要及时检查并堵塞保密工作中的漏洞,严防失密、泄密事件的发生。
    四、档案材料收集制度
    1、明确收集范围,了解和掌握形成与干部档案材料源的信息,及时全面地收集干部档案材料。
    2、形成干部档案材料的组织人事部门要在材料形成后10天内,非组织人事部门要在20天内将材料送交干部档案管理部门归档。
    3、凡由上一级或同级组织人事部门代管档案的单位,都要固定专人负责受基本单位干部档案材料,并及时送交档案管理部门归档。
    4、认真审核收集的材料,发现不符合要求的应及时通知形成材料部门,予以改正。
    5、建立“收集干部档案材料登记簿”和“缺少干部档案材料登记簿”,并做好登记工作,对缺少的档案材料,要及时查询、收集、以确保干部档案内容的完整。
    5、不准在不利于保密的地方存放或查阅人事档案。
    6、要及时检查并堵塞保密工作中的漏洞,严防失密、泄密事件的发生。
    档案库房管理制度
    1、档案入库时要认真检查案卷质量,清点数目,做到帐、物、卡相符。
    2、档案要按不同门类、载体、依档号顺序排入。库房柜架应编顺序号,柜、库应有档案资料存放标志、示意图。
    3、库房内要安置温湿度计,每天定时测记。应根据气候及温湿度情况,及时通风,将库房温湿度按制在标准范围内。
    4、库房内严禁吸烟、严禁明火、严禁装置和存放易燃易爆物品。要定期检查消防器材、电路和电器设备,及时消除隐患。
    5、在档案柜内放置防霉驱虫药剂,要经常检查,定时换放。发现虫、霉及时处理。
    6、库房要经常进行清扫、保持清洁无尘。挂好库房窗帘,做好档案防光工作。每天下班前,应检查库房门窗,切断水、电源。
    7、档案室无关人员,不得随意进入库房。
    六、档案查阅、借(调)档制度
    1、因工作需要查阅、借(调)档案,由接待部门填写查阅、借(调)档案审批单后(加盖部门公章),方可查阅、借(调)出档案。
    2、查阅、借阅人员必须是所在单位两名以上的正式人员。
    3、档案管理人员,应根据审批规定确定是否提供材料内容。
    4、查阅档案必须严格保密制度和阅档规定,严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料;严禁档案内容外泄。
    5、从档案中拍摄、复制取证,必须报请主管部门审批,并履行登记手续。
    6、任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。
    7、档案一般不外借,特殊情况需经部门领导批准,并严格履行登记手续,限期归还。
    七、档案转递制度
    1、人事档案应通过机要、交通转递或派专人送取,不准本人自带。
    2、转出的档案必须完整齐全,并按规定经过认真的整理装订,不得扣留材料或分批转出。
    3、转出的档案必须按规定的转递通知单项目详细登记,严密包封。
    4、收档单位核对无误后应在档案回执上签名盖章立即退回。超过一个月未退者,转出单位应催问,以防丢失。
    5、严格执行转递制度,避免产生“无头档案”。对已出现的“无头档案”应认真查转。对确属查不到下落的档案材料应妥善保存。
     
     
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