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    吉林省企业职工档案管理暂行办法

    吉林省劳动和社会保障厅

                                                                 
      吉  林  省  档  案  局

           吉劳社薪字[2004]13号

                关于印发《吉林省企业职工档案管理暂行办法》的通知
      

    各市州、县(市、区)劳动保障局,档案局:
        为适应当前劳动用工多样化的发展趋势,进—步规范和加强企业职工档案管理工作,经认真研究,制定了《吉林省企业职工档案管理暂行办法》,现印发给你们,请认真遵照执行。

     
     


                            吉林省劳动和社会保障厅办公室    吉林省档案局

                                                           2004年1月13日

                     

                      吉林省企业职工档案管理暂行办法

        第一条  为进一步规范和加强企业职工档案管理,推动我省企业职工档案管理工作的科学化、规范化、制度化进程,依据《中华人民共和国档案法》、《劳动法》等法律、法规规定,结合本省实际特制定本办法。   
        第二条  本办法中所称企业职工档案管理系指:本行政区域内的国有企业、股份制企业、外商投资企业、城镇集体及私营企业、事业单位、社会团体、民办非企业单位、有雇工的城镇个体工商户(以下称用人单位)中,与之形成劳动关系的职工档案管理,及非全日制从业人员、灵活就业人员、与原用人单位终止(解除)劳动关系的失业人员;自费出国等人员的档案管理。
        第三条  用人单位、就业服务机构、劳动代理服务机构,为职工档案具体管理机构。档案管理机构要接受同级劳动保障行政部门及档案行政综合管理部门的监督、指导。 
        第四条  经劳动保障和档案管理行政部门认定,具备保管职工档案条件的用人单位,保管与其形成劳动关系的职工档案。不得代管其他人员的档案,严禁职工个人保管档案。
        第五条  不具备保管职工档案条件的用人单位,其职工档案交由经同级劳动保障行政部门、档案管理行政部门批准的具备保管职工档案条件的劳动代理服务机构代保管。   
        第六条  就业服务机构负责辖区内与用人单位终止或解除劳动关系的失业人员的档案管理。
        第七条  劳动代理服务机构经劳动保障和档案管理行政部门认定可开展代理档案保管业务。负责受用人单位委托职工档案的管理及职工自动离职、开除、终止(解除)劳动关系人员;非全日制从业人员、灵活就业人员、自费出国等人员的档案管理。
        第八条  退休职工的档案,可交由户口所在的社区保管,社区暂不具备保管职工档案条件的可由原档案保管部门保管。
        第九条  死亡职工档案在原档案保管部门保管满十五年以上,可以按规定进行销毁。特殊贡献的获省级以上模范人物称号的职工死亡以后,其档案按管理权限向所在地档案馆移交。
        第十条  职工档案具体管理机构的职责:
        1、收集、整理、立卷、鉴别、保管、查阅、转递职工档案;
        2、登记职工工作变动、签订、履行劳动合同等情况;
        3、为有关部门提供职工情况;
        4、做好职工档案的安全、保密、保护工作;
        5、定期向本单位或相关的档案管理部门移交档案;
        第十一条 就业服务机构、劳动代理服务机构应严格按照本规定要求,与档案保管单位或个人签订委托协议(式样附后),明确双方的权利、义务及违约责任,为委托方出具调档、转移档案等手续,接到托管的档案后要进行审查登记,无误后方可归档。
        第十二条  职工档案的内容包括(式样附后):
        1、职工登记表;
        2、劳动调配材料;                                                 
        3、晋级、增资材料;
        4、考核、考察材料;
        5、学历记载材料;
        6、参加中国共产党、共青团及民主党派的材料;                   
        7、奖惩材料;
        8、政审材料;
        9、个人诚信材料。
        第十三条  档案具体管理机构要将职工工作中形成的材料及时收集、整理、立卷、归档,保持档案的完整。                        
        第十四条  立卷归档的材料必须经过认真鉴别,以保证材料的真实性。                                                       
        第十五条  企业职工档案使用统一规格标准用纸,档案卷盒卷皮、目录等样式、规格实行统一的制作标准,并用钢笔或碳素笔填写,字迹要端正、清晰。不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。                                                   
        第十六条  实行职工登记制度,《职工登记表》(样式附后) 将作为职工档案的一项内容,所有用人单位应重新如实填写《职工登记表》放入本人档案,职工工作变动后,到新的用人单位应重新填写《职工登记表》。
        第十七条  档案具体管理机构在做好档案材料的收集、整理和内容的充实工作的同时,要建立档案管理台账,防止丢失档案材料和擅自泄露档案内容,不得擅自涂改、抽取、销毁或伪造档案材料。
        第十八条  用人单位及档案管理机构要建立健全档案查阅借阅制度,明确档案查阅条件及利用范围。档案管理部门对高级专业技术人员和涉及国家秘密的职工档案要严格保管,严格查阅手续。
        第十九条  除特殊情况外职工档案一般不得借出查阅。如必须借出查阅时,应事先提交报告,说明理由,经主管档案工作的领导批准后,方可办理,严格履行登记手续,并按期归还。
        第二十条  任何个人不得查阅或借用本人及亲属(包括父母、配偶、子女及—兄弟姐妹等)的档案。
        第二十—条  查阅档案必须严格遵守保密规定和查档规定,严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料,查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。
        第二十二条  因工作需要从档案中取证的,须经主管档案工作的领导批准后,方可办理。
        第二十三条  职工档案保管应具备以下条件:
        1、要建立坚固的专用档案库房,配备铁质的档案柜;
        2、库房要具备防火、防虫、防盗、防潮、防光、防高温、防尘等条件;  
        3、温度控制在14℃——24℃,相对温度控制在45%一60%;
        4、档案库房和档案工作人员办公室要二室分开;
        5、档案保管人员应具有中专(或相当中专)以上学历,经过培训合格后持证上岗。
        要不断研究和改进档案的保管方法和保护技术。并要逐步实行微机管理,实现档案管理现代化。
        第二十四条  转递档案应遵守下列规定:
        1、对转出的档案,必须按省劳动和保障厅统一印制的《职工档案转递通知单》(式样附后)进行登记,并密封包装。
        2、对转出的材料,不得扣留或分批转出。
        3、用人单位、就业服务机构、劳动代理服务机构收到档案经核对无误后,在回执上签名盖章,并将回执立即退回。转出单位逾期30日未收到回执的,应及时追查,以防丢失。《职工档案转递通知单》回执由原档案管理部门保存15年以上。
        第二十五条  有下列行为之一的,根据情节轻重,县以上劳动和社会保障部门、档案管理行政部门依据《中华人民共和国档案法》、《吉林省档案条例》等有关法律法规给予处罚,造成经济损失的,应依法承担赔偿责任。构成犯罪的,依法追究刑事责任。
        1、不按本《办法》规定集中管理档案的;
        2、擅自涂改档案内容或伪造档案材料的;
        3、无故扣押职工档案的;
        4、职工档案整理、保管、利用、转递过程中出现违反本办法,造成档案丢失或其它严重后果的;   
        5、拒不按本《办法》归档或按期移交或接收档案的;
        6、档案保管部门明知所保存的档案面临危险而不采取措施,造成档案损失的;
        7、损毁丢失或者擅自销毁档案的。
        第二十六条  本办法由省劳动和社会保障厅负责解释。
        第二十七条  本办法自下发之日起执行。
        第二十八条  自本《办法》下发之日起,原《吉林省工人档案管理试行办法》同时废止。

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